Privacyregeling

Onze identiteit:

Inleiding

Emmy’s Maatwerk B.V. werkt conform de AVG wetgeving en de bijbehorende veiligheidsstandaarden. Als hulpvrager zal u hier weinig van merken, omdat wij deze aanpassingen vooral op praktijkniveau doorvoeren. Informatie met betrekking tot gegevens en medische informatie van u als hulpvrager wordt opgeslagen in het elektronisch dossier van Zilliz. Deze software voldoet aan alle richtlijnen AVG. De software is dubbel beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord. Met Zilliz is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Onze identiteit

Emmy’s Maatwerk B.V. handelt vanuit de handelsnaam Emmy’s Maatwerk B.V. en staat bij de KvK ingeschreven onder het nummer 76579867. Het bedrijf is gevestigd aan het Felix Oortlaantje 7, 3766 AW te Soest. Contactpersoon is Emmy Jonkman, 06-15 30 84 12 of emmy@emmysmaatwerk.nl

Deze privacyregeling is van toepassing op ons als verantwoordelijke voor de bescherming van uw gegevens en op u als gebruiker van door ons aangeboden diensten.

Gegevens die we verzamelen

Wij verzamelen de volgende persoonlijke gegevens wanneer u diensten afneemt van Emmy’s Maatwerk B.V.:

  • Persoonlijke basis gegevens (bv naam, adres, telefoonnummer, emailadres);
  • Burgerlijke staat;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum en plaats;
  • BSN nummer;
  • Gezondheid gegevens;
  • Omschrijving hulpvraag; en
  • Test en onderzoeksgegevens.

Doel van de gegevens de we verzamelen

Deze gegevens hebben we nodig om met u in contact te kunnen komen voor het maken van een afspraak en om uw hulpvraag goed op te kunnen pakken. Verder voor financiële doeleinden en om de administratie te kunnen uitvoeren. Ontvangen wij deze gegevens niet dan kunnen wij u niet ondersteunen.

Netwerkrelaties/Leveranciers/Sollicitanten

In een toestemmingsverklaring kunt u aangeven of wij met uw netwerk en derde partijen contact mogen leggen. In het dossier verwerken wij van derden (te denken valt aan ouders, hulpverleners etc.):

  • Persoonlijke basis gegevens (bv naam, adres, telefoonnummer, emailadres).

Van netwerkrelaties, leveranciers en degenen die een sollicitatie sturen, verwerken wij de volgende gegevens:

  • Persoonlijke basis gegevens;
  • E-mailadres;
  • CV en sollicitatiebrief;
  • Financiële gegevens voor administratieve afhandeling; en
  • Van websitebezoekers verwerken wij geen gegevens, tenzij het cliënten worden, dan slaan we de gegevens op zoals beschreven onder de kop ‘gegevens die wij verzamelen’.

Persoonsgegevens doorgeven aan derden

Uw persoonsgegevens worden aan derden doorgegeven middels de volgende verschillende wegen:

  • Dit is ons cliëntvolgsysteem waarin wij rapporteren over de huisbezoeken. Hier worden de doelen gerapporteerd, worden evaluaties bijgehouden en de test,- en onderzoeksgegevens opslagen. Hierin slaan wij ook uw NAW gegevens op.
  • Dit is de provider van de website.
  • Digitaal leefplein. Dit is het automatiseringssysteem waarmee de gemeente Emmy’s Maatwerk B.V. voorziet van NAW en hulpvraag omschrijving en hiermee kent de gemeente de indicatie toe zodat de begeleiding gestart kan worden.
  • Dit is een partij waaraan wij gegevens leveren zodat er gefactureerd kan worden over de geleverde diensten.
  • Bij huiselijk geweld en kindermishandeling verstrekken wij persoonsgegevens aan Veilig Thuis in het kader van de meldcode zodat er een signaal afgegeven kan worden om uw thuissituatie te beschermen.
  • Tot 23 jaar verstrekken wij gegevens aan de verwijsindex zodat alle betrokken hulpverleners goed kunnen samenwerken.
  • Ons email verkeer met u staat op de servers van onze hostingpartij Hostnet, in een beveiligde omgeving.
  • Al uw gegevens bij Emmy’s Maatwerk B.V. worden na het stoppen van de samenwerking gearchiveerd en na afloop van de wettelijke bewaartermijn vernietigd.

De uitgangspunten bij de verwerking van uw Persoonsgegevens

  • Wij verwerken uw gegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze;
  • Wij verwerken uw gegevens enkel ten behoeve van de omschreven doelen;
  • Wij verwerken enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor een omschreven doel;
  • Wij dienen uw gegevens actueel en juist te houden. U heeft derhalve de verplichting ons op de hoogte te stellen van een wijziging van uw gegevens;
  • Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen voor een passende beveiliging van uw gegevens

Uw rechten

Ten alle tijden heeft u de volgende rechten inzake uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage en om correcties aan te brengen.
  • Recht om toestemming tot verwerking terug te trekken.
  • Recht om uw gegevens volledig over te dragen aan u.
  • Recht om ons minder gegevens te laten verwerken dan wij doen.
  • Recht op het indienen van een klacht.
  • Recht om al uw gegevens te laten verwijderen.
    • Dit is het geval indien:
      • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
      • u de toestemming voor het verwerken heeft ingetrokken;
      • u gegrond bezwaar maakt tegen de verwerking heeft;
      • uw persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
      • er een wettelijke verplichting is om uw persoonsgegevens te wissen;

Wij kunnen besluiten niet aan uw verzoek te voldoen en uw gegevens niet te wissen als uw verzoek niet gebaseerd is op één van de bovenstaande gronden, of om een wettelijke verplichting na te komen of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Als wij niet voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij u over de redenen waarom wij niet aan uw verzoek zullen voldoen.

Als u één of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen of een klacht heeft over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u te allen tijde contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming, door een mail te sturen naar emmy@emmysmaatwerk.nl.

Een verzoek dient schriftelijk ingediend te worden bij Emmy Jonkman. De verwerkingstijd vanuit Emmy’s Maatwerk B.V. mag tot 4 weken in beslag nemen vanaf het moment dat uw schriftelijke verzoek is binnengekomen. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 Opslag periode

Emmy’s Maatwerk B.V. bewaart uw gegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij uw gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen kunnen wij zelf bepalen hoelang wij uw gegevens bewaren. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • 5 jaar na het afsluiten van het begeleidingstraject en de door ons opgestelde dossier in Zilliz.
  • 7 jaar voor financiële gegevens;
  • 3 jaar ten behoeve van sollicitaties;
  • Voor overige gegevens zolang dit noodzakelijk is.

Beveiliging

Mocht er zonder dat dit de bedoeling is persoonsgegevens vrijkomen of vernietigd worden dan verwerkt de aandacht functionaris persoonsgegevens dit binnen Emmy’s Maatwerk B.V. in een melding. Bij ernstige datalekken wordt dit gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Elk systeem waar Emmy’s Maatwerk B.V. gegevens mee verwerkt, zoals de telefoon en laptop, zijn beveiligd met een wachtwoord en inlogcode.

Beeld en geluid

Voor het gebruik van beeld en geluid (zoals foto’s van u), wordt vooraf schriftelijke toestemming gevraagd aan u. Deze toestemmingsverklaring slaan wij op in het cliëntendossier van Zilliz.

Aanpassing van de privacyverklaring

  • De privacywetgeving is nog volop in beweging. Emmy’s Maatwerk B.V. kan deze verklaring dan ook aanpassen zodat deze actueel blijft. Emmy’s Maatwerk B.V. raadt u aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken;
  • Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in april 2020.